Facebook Liked in Instagram Twitter SlideShare
Jak zaplanować budżet na targi

Jak zaplanować budżet na targi

09 Grudzień 2015
Według najnowszych badań instytutu Competitive Edge przeciętna firma lokuje aż 40,3% swojego budżetu marketingowego w uczestnictwo na targach. Na całościowy koszt uczestnictwa w targach składa się kilka elementów, w tym wykupienie stoiska wystawienniczego, jego wyposażenie, koszty podróży i zakwaterowania dla personelu oraz wydatki związane z działaniami marketingowymi. Planując uczestnictwo w targach po raz pierwszy należy szczegółowo rozplanować budżet uwzględniając wszystkie elementy składowe, tak aby zmieścić się przewidzianych ramach finansowych. Co należy wziąć pod uwagę?

1. Koszty uczestnictwa w targach

Najważniejsza pozycja przy planowaniu budżetu, ponieważ koszty uczestnictwa nie są elastyczne. Można je nieco zminimalizować korzystając ze zniżki przy wcześniejszym zabukowaniu stoiska, którą większość organizatorów praktykuje. Miejsce na targach odbywających się corocznie należy zarezerwować już ok. 10-11 miesięcy przed datą rozpoczęcia. Koszt wynajęcia miejsca na stoisko wraz z jego zbudowaniem pochłania aż 40% budżetu przewidzianego na inwestycje w targi. Przeciętnie, 28% całościowego budżetu wydawana jest na wynajęcie miejsca na stoisko a 12% na jego aranżację. Należy pamiętać, że koszt miejsca na stoisko różni się w zależności od jego lokalizacji. Lokalizacje 'premium' bywają nawet 30-40% droższe od tych standardowych. Cena wzrasta również wraz z wielkością stoiska. Zazwyczaj najmniejsze mają 9m2 i pomieszczą jeden prosty mebel, dwa banery oraz stolik na trzy miejsca siedzące.

 

2. Koszty podróży i zakwaterowania

W zależności od lokalizacji targów oraz ich prestiżu koszty podróży i zakwaterowania personelu mogą lokować się na drugiej pozycji całościowego budżetu. Przeciętnie ten koszt zamyka się w około 20%. Targi to przede wszystkim event networkingowy, dlatego kalkulując koszty należy pamiętać o tzw. kosztach reprezentacyjnych m.in. posiłkach w restauracjach wraz z klientami.

Sam koszt podróży i zakwaterowania można zredukować rezerwując miejsce w samolocie czy pociągu z wyprzedzeniem, kiedy ceny są najbardziej atrakcyjne. Oszczędności można szukać również w zakwaterowaniu bukując miejsce w hotelach z wyprzedzaniem bądź rezerwując cały apartament na platformie AirBnB.com.

 

3. Koszty logistyczne

Koszty logistyczne rosną wprost proporcjonalnie do odległości targów od siedziby firmy. Według Tradeshow Institute przeciętna firma przeznacza na te koszty około 16% swojego budżetu. W sumę składającą się na wydatek związanych z logistyką oprócz samego transportu należy również wliczyć koszty ubezpieczenia, które różnicują się w zależności od ubezpieczanego przedmiotu. Niektórzy przewoźnicy oferują pełne pakiety, co niewątpliwie jest atrakcyjną oraz pragmatyczną propozycją. Do kosztów logistycznych zwyczajowo wlicza się również wydatki związane z samą infrastrukturą tj. sprzątanie stoiska, ochrona, dostęp do Internetu itd.

 

4. Koszty promocyjne

Koszty promocyjne to jedna z pozycji, którą każda z firm powinna indywidualnie rozpatrywać. Niezależnie od tego, czy decydujemy się na drukowane ulotki, obrandowane gadżety czy rabaty najważniejsze, aby nie traktować tego, jako wydatek, lecz inwestycję, która powinna się zwrócić. Stopień zwrotu w dużej mierze zależy od przyjętej przez nas strategii promocji zarówno przed, podczas trwania oraz po skończonym evencie. Należy również brać pod uwagę efektywność danego środka promocji oraz korzystać z zasobów, które nie wymagają dużych nakładów finansowych. Przykładem są narzędzia działające w sferze digitalowej, dzięki którym znacznie można ograniczyć wydruk materiałów oraz precyzyjniej docierać do targetu.

Skontaktuj się z nami
Zostaw swój numer, oddzwonimy - pole opcjonalne
Telefon Jakub Folczak
+48 883 088 308
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej.